隨著社會信息化的快速發展，為了使檔案信息資源準確、方便、快速利用可以共享開放的檔案信息資源，滿足檔案利用的需求我們應該對紙質文件進行檔案數字化加工。

　　隨著計算機技術的發展，檔案數字化加工變得越來越重要、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）數據庫技術、多媒體技術、隨著存儲技術的發展，產生了一種新的檔案信息形式，即磁盤存儲、在光盤和其他可被計算機識別的載體上處理數字圖像或數字文本的過程。

　　檔案數字化加工是一種新型的檔案信息管理模式，它將各種載體的檔案資源轉化為數字檔案信息，以數字形式存儲，并以網絡形式相互連接，通過計算機系統進行管理，形成有序的檔案信息庫，能夠及時提供和利用，實現資源共享。

　　檔案數字化加工步驟

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室領取，填寫檔案移交單一式兩份。拿到文件后，開始清點文件數量，數量核對無誤后簽字確認，將文件帶回處理現場。

　　目錄數據準備

　　根據各類檔案整理的要求，在檔案管理系統中記錄編目數據。如果有錯誤或不規則的文件標題、文件名、責任者、日期、起止頁碼等，應該修改。

　　拆除裝訂

　　如果不刪除綁定，將會影響掃描工作的文件應該被刪除。移除裝訂時，應注意保護文件不受損壞。

　　頁面修整

　　破損嚴重、文件可以t被直接掃描的應先進行技術修復，對有褶皺凹凸不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。