1.加強檔案工作標準化、規范化建設

　　目前，檔案管理信息進行數字化的現狀是檔案標準化、規范化發展滯后和應用分析軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息技術自動化的內涵主要包括企業檔案工作的各個國家方面和各個重要環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立完善健全和真正實施。檔案標準和規范自己本身也是這樣一個控制系統結構工程，要推進檔案數字化城市建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

　　2.提高系統的整體水平

　　檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。

　　當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

　　3.致力數據庫建設

　　開發和建設數據庫系統是國家發展檔案數據信息安全工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案工作進行科學的管理和方便的使用。建立企業數據庫操作系統是一項需要長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。

　　通過實踐，我們認為數據庫建設中最重要的經驗是:領導重視、統一認識、堅持計算機技術人員與檔案人員的協調、應用導向、建立“生活倉庫”、利用頻率和效率來評估數據庫的“活動”;突出重點，從單一圖書館向系統圖書館發展。目前，如果能夠完善綜合數據庫，建立各單位檔案的目標數據庫，并通過網絡連接形成開放、分步驟的數據庫群，將大大提高自動化系統的效率。