隨著時間的推移，各單位所涉及的檔案也日益增多，而對這些復雜繁多的檔案，不僅管理（分類歸檔）困難，查閱、傳閱也存在一定的難度，無法進行檔案快速查閱和調用，以及各級單位、部門檔案即時共享。此外，紙質的檔案多次翻閱和保存也是一件麻煩事。為解決現有檔案管理模式所出現的種種問題，由廣州市英信數碼科技有限公司經多方調研，并分析當前檔案管理的業務需求和發展趨勢，投入人力物力而開發了適用于不同單位的《電子檔案管理系統》。所謂檔案信息電子化，簡單來說就是把原來紙質檔案轉化成電子檔案，并解決存檔、調用和查閱不方便的問題。

該系統采用中心集中管理模式，三層B/S架構搭建，管理高效，操作簡便。圍繞檔案管理的各項業務工作，運用現代信息技術，采用先進的管理理念將檔案進行分類管理，借助互聯網的技術形成總部、分部、基層三級聯網，達到互聯互通，各級單位、部門信息共享，檔案檢索方便、快捷的效果。系統主要包括公告通知、檔案管理、檔案檢索、數據導入、數據統計、歷史記錄和系統管理等模塊，滿足目前和將來一段時期內檔案管理工作的開展和拓展的需求。