檔案掃描數字化工作要求嚴謹，對于檔案信息資源方面要確保其在被提供利用時做到準確、方便、快捷，共享可以公開的檔案信息資源。通過將紙質檔案通過掃描的方式轉為電子檔案，不僅有利于保存，而且查找起來也是極為的方便。

　　為了滿足更多單位的要求，需要紙質檔案轉化電子檔案的同時，也要保存紙質檔案，也就是雙軌制；如果是電子檔案主要由單位保存，而紙質檔案則是交由檔案館保存，此情況就是單軌制。下面來看一下單軌制的要求：

　　第一點：標準化。

　　為了確保數字檔案信息的通用性，要求所有數字化的檔案信息必須按照規定的文件格式、技術模式和工作標準進行數字化，如果沒有特殊要求，盡可能采取通用標準”，只有標準化的基礎上開展檔案掃描數字化，才能確保。

　　第二點：安全性

　　在開始數字化處理工作前必須合理設計工作流程，工作中嚴格按照操作規程執行，把數字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，確保數字化工作安全有序地開展。

　　第三點：技術性

　　鑒于制作人員對信息技術電子化的掌握程度不一，故所有數字化檔案信息上崗人員都必須進行系統化的培訓，確保在操作過程中不會出現技術性、人為性的失誤，保證檔案入錄的真實性、完整性、有效性。

　　第四點：優化性

　　隨著電子化單軌道的普遍應用，需根據檔案建設管理類目進行軟件優化，確保在不同的工程需求下，滿足項目需求。