在當前狀況下，我們面對成千上萬的檔案資料，面對不同的發文號，不同的新分類別，每天又要迎接數百卷的新案入庫，舊案的借出、歸還、清點等操作，工作人員在信息登入過程中聽錯、寫錯、看錯、錄入錯、放入錯等情況時有發生，嚴重的滯礙著檔案管理的工作。為了使檔案的利用工作也能與時俱進，適應當前工作需要，用更科學的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫。

實施條形碼的技術將幫助我們實現檔案管理的規范化、高效性和科學性。能有效地對檔案流程和空間進行管理，實現批次、單次管理，快速歸檔、借閱、移交和檔案盤點。此外，條碼技術與信息處理技術相結合，幫助我們合理地利用庫房空間。實現優化資源利用率，降低人力成本；減少檔案的丟失，減少操作的錯誤率，增強檔案的追溯，減少工作量和工作時間，全面提高客戶服務水平。