檔案掃描這一服務形式是近幾年才興起的，也叫檔案數字化加工服務或檔案影像化加工服務等，具備存儲、管理、共享等功能。主要是將傳統的紙介質文件信息通過掃描儀掃描的方式保存到光盤上，使用檔案掃描的優勢就在于：

　?、俅鎯ι?，對于環境要求以及時限，檔案掃描服務都要優于紙質存儲，因為紙質會隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。

　?、跍p少文件庫房占地，對于傳統的紙介質文件所占據的空間非常大，這會造成一定的資源浪費。

　?、鄯奖憬y計，同時還主持遠程查詢，這對很多用戶而言非常的便利。

　?、芸梢酝ㄟ^檔案掃描建立目錄和索引，制作成電子文件。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、OCR識別和文檔管理等技術，可以將數以萬計的紙介質的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化（數字化）文本、影像，并實現信息高速檢索。

　　檔案掃描工作主要有以下幾項操作：：

　　一、文檔掃描：批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。

　　二、圖像處理：對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。

　　三、提取有效信息：對圖像中有用的信息進行提?。ɡ肙CR技術），有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值（如一份保險單中，受益人的姓名，身份證號都是關鍵字），這些關鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。

　　四、管理和利用：通常檔案掃描的最后一個環節是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統”、“知識管理系統”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。