檔案掃描數字化的意義和作用是隨著計算機技術的發展而產生的、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）數據庫技術、多媒體技術、隨著存儲技術的發展，一種新的檔案信息形式應運而生，它將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化形式存儲，以網絡形式相互連接，由計算機系統管理，形成有序的檔案信息庫，可以及時提供和利用，實現資源共享。

　　與傳統的檔案管理相比，檔案掃描數字化有著不可替代的進步性：

　　一、提高經濟效益

　　過去一直采用粗放模式，通過增加辦公人員和辦公費用來解決這個問題，導致管理成本急劇上升。數字化檔案管理使傳統的紙質檔案信息對象變成了機器可讀的文件，不僅節省了存儲空間

　　成本，節省占用空間，而且查閱起來非常方便快捷，避免了重復打印資料造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率

　　數字文件管理使數據能夠及時歸檔并盡快提供使用。以組織部為例，干部任用、干部提拔需要詳細準確的檔案信息。然而，檔案掃描數字化管理可以提供細節、實時數據信息，為領導決策提供服務。同時，數字化的檔案管理使信息查詢變得非常簡單，真正讓上班族足不出戶就能了解天下大事。由于信息的超時間流動，數字檔案實際上成為“無墻界檔案”檔案基本上已經從文檔實體的存儲轉變為提供方便使用的信息控制中心。

　　三、加強對原始文件的保護

　　將紙質文件轉換為數字電子文件后，文件的使用更加安全。對歷史悠久的檔案材料進行數字化處理后，無疑是一種更好的保護此外，經過數字化處理的檔案，一些文件是防止被篡改。