檔案整理是根據文件材料的形成規律，運用科學的理論和方法，將檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業務活動。（《機關檔案管理規定》）以下簡稱為《規定》）提出檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同的價值，便于保管和利用”根據上述原則，檔案整理的基本過程包括：確定檔案整理單位、揭示文件之間的內在關系、確定文件的順序、為文件提供唯一的標識符、編譯檢索工具，也就是組件（卷）分類、排列、編號編目等五個步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步是確定檔案的基本整理單位，即構件或試卷，使之清晰（卷）的構成以及件（卷）內的排序。

　　在一幅作品的構圖中，對于照片來說，、錄音、錄像、一個實體文件，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、物理對象是一塊。文書檔案的構成比較復雜，文書的收文一般包括文書處理單、原始憑證，憑證一般包括原始憑證、發文稿紙、定稿、重要文件已修訂等，而各種手稿往往包含了正文、附件。當在一塊中排序時，要求文本在最前面、附件在后面，原件在前面、定稿后，如有公文處理單或稿紙，公文處理單應在前面、收據之后，原件在前面、稿紙和最終稿在后面。

　　02分類

　　分類是指文件的分類，匯編即將完成（卷）的文件根據分類方案進行劃分、劃分為相應的層次和類別，揭示檔案的內在聯系，使檔案形成一個有機的體系。

　　文件和檔案一般使用年份、機構（問題）儲存期分類項目有多種分類方式。

　　03排列

　　排列是按照一定的方法確定文件在分類方案最低類別中的順序的過程。按件排序的文件檔案按時間和題材排列在最低的類別，題材相同的文件按形成順序排列；科技檔案按卷分類，科學研究、建設工程檔案可以按學科進行研究、項目施工工單設備和儀表文件可按照項目進行、驗收、安裝、維護等過程排列；照片、錄音、錄像、物理文件可以按時間順序排列在最低的類別中。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機構（問題）保管期限—件號。

　　按卷排序的文件的文件編號結構為：全宗號—目錄號（類別號、項目號）案卷號—件、頁（張）號。

　　05編目

　　編目是檔案目錄的編制。要按件組織文件，應編制文件目錄，要按卷組織文件，應編制文件目錄和卷內文件目錄。