檔案數字化是指通過計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的過程。紙質文件數字化是指應用掃描儀或數碼相機等數字設備將紙質文件數字化，并轉換成數字圖像或數字文本，存儲在磁帶上、磁盤、光盤和其他計算機可讀載體上的進程。準確性是紙質檔案數字化的根本標準、便當、快速獲取檔案信息資源，共享可公開的檔案信息資源，滿足社會或行業對檔案應用的需求。接下來，讓我們了解一下檔案數字化處理的重要性。

　　1.檔案數字化的標準化不統一。檔案信息化的過程是從傳統的手工管理到計算機自動管理。然而，文件的排列、分類編目仍然停留在手工管理紙質檔案的原始思路上。用這種思路來完成檔案信息化就不一樣了，會給檔案的現代化管理，尤其是檔案數據庫的建立帶來無序。很多部門和單位都有自己的業務系統和很多種類的檔案，比如供電、土地和民政等。檔案整理和數據庫建立都有自己的行業規范，導致綜合檔案館的檔案管理系統很難很好地整合這些數據，或者停止修改和返工，造成人力物力的極大浪費。

　　2.檔案員隊伍亟待提高。這可以從兩個方面來解釋。首先，在從事檔案數字化處置的企業中，檔案數字化工作的實際技術含量不高，屬于勞動密集型工作，但有些環節需要豐富的經驗和較高的文化素養。目前數字化處置企業的做法也差不多簡單來說就是派一個有經驗的主管去招聘一些員工來進行檔案的數字化，有一種在職學習的形式。另外，工作待遇不高，容易分公司。在某些環節，由于文化和專業問題，可能會犯錯誤，可能會忽略過去。這將是對檔案數字化處理企業平衡利潤和人員素質的考驗。

　　3.它可以處理文件損壞和丟失的問題。傳統的方法依賴于手工收集文件和借閱實物文件，這必然會導致許多重要文件的丟失和損壞。計算機管理可以防止這一過程中重要文件的損壞和丟失。