檔案掃描是數字化工作中的關鍵的一步，其前期準備工作需要確保完備、準備，每一個細節缺一不可。

　　本文將重點介紹“文件檔案掃描的準備工作”，分享掃描前的幾個重要步驟！供大家學習參考。

　　1.確定掃描頁

　　原則上應將確定為數字化的對象的紙質檔案管理全部進行掃描，不宜挑掃。如果有必要掃描頁面應標記。

　　2.編制頁號

　　2.1應對企業沒有頁號或頁號不正確的檔案進行重新設計編制頁號。

　　2.2重新編制頁碼時，頁碼應寫在同一位置，不得對文件內容進行封頂。

　　2.3書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞企業檔案原件或對檔案信息保存環境造成嚴重影響。

　　2.4特殊情況，如頁面損壞和頁面錯誤，應予以登記。

　　3.目錄數據準備

　　3.1按照目錄進行數據庫建立時制定的數據管理規則，對照研究檔案原件內容，規范企業檔案中的目錄主要內容。

　　3.2在目錄數據庫中標注需要標注的情況。

　　4.拆除裝訂

　　4.1應以對紙質會計檔案的保護為原則進行確定企業是否可以拆除裝訂，無法通過拆裝的就需要用非接觸式無損掃描技術設備來掃描，成冊掃描。

　　4.2如果要拆除裝訂，應注意保護檔案不受損壞，并重新排列不符合正確順序的檔案。

　　4.3特殊要求裝訂且拆除進行裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用非接觸式檔案掃描工作方式掃描電子檔案原貌，以便能夠恢復。

　　5.技術修復

　　5.1紙質文件損壞嚴重或不能直接掃描的，由技術人員修復。

　　5.2折皺不平影響一個掃描工作質量的紙質檔案應先進行壓平等相應信息技術處理。

　　6.目錄數據庫建立

　　6.1編目數據庫應建立數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄進行數據庫管理數據技術規則的制定應符合DA/Tl8對檔案信息著錄的要求。在編制紙質檔案目錄和建立目錄數據庫時應嚴格遵守。

　　6.2數據庫進行選擇應考慮可轉換為通用數據格式，以便通過數據可以交換。

　　6.3在設計數據庫結構時應特別注意保持檔案的相互聯系，以便利管理和利用紙質檔案數字化的成果。

　　6.4將紙質檔案管理數字化前處理實際工作中對紙質檔案目錄可以進行分析修改、補充的結果錄入系統數據庫，形成一個準確、完整的目錄數據。

　　6.5書目數據的質量可以采用計算機自動校對和人工校對相結合的方式進行檢查，包括描述項目的完整性、描述內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時有效進行信息修改。