紙質檔案數字化管理掃描工作是紙質檔案數字化處理流程進入實質性運行階段，是實現紙質檔案數字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

　　1.掌握標準要求:

　　做好標準化工作首先，紙質文件的數字化處理工作也應在標準和規范的指導下進行。不要為了節省存儲空間而降低標準，也不要不顧實際需要而提高標準。具體標準應包括但不限于掃描所有年度存檔的紙質文件。圖像應按照文件順序進行掃描，每張紙質文件應逐一與掃描后形成的數字圖像進行匹配，每張文件圖像的第一頁應有一個檔案印章，每頁應有正確的頁碼識別，每張圖像應筆跡清晰，圖像完整，方向正確，符合閱讀習慣，圖像亮度要適中，圖像盡可能反映文件的原始外觀。

　　2.掌握操作方法:

　　在未實現企業完全電子化辦公情況下，紙質檔案的數字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項研究工作，操作系統人員需掌握一定的掃描操作和學習圖像數據處理的技術方法。

　　掃描操作:文件掃描儀與計算機連接，可在安裝驅動器和掃描軟件后使用。工作人員應能熟練操作文件掃描儀和掃描儀參數的設置命令和使用。掃描操作并不復雜，是將紙質文件送入掃描儀，進行掃描，將文件掃出掃描儀。然而，這里強調的是，我們不應該急于掃描。掃描前必須根據紙質檔案數字化標準和紙質檔案數字化工作指南中的有關要求，判斷和設定掃描方式、掃描顏色方式、掃描分辨率和圖像存儲格式。目前，市場上有平板掃描儀、滾筒掃描儀、非接觸式高架掃描儀等，如有可能，選擇專業的非接觸式文件掃描儀。紙質檔案數字化標準中推薦使用彩色模式掃描的掃描顏色模式，而且顏色往往與圖像存儲格式相關聯，彩色圖像通常以JPG格式存儲，TIFF格式存儲占用較大的空間。掃描分辨率是影響文件視覺效果的一個重要參數。該規范的最小值為200dpi，實現OCR識別需要300dpi以上。在確定上述參數的基礎上，對亮度和對比度進行了微調。