檔案數字化加工是隨著我國計算機網絡技術、掃描電子技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫設計技術、多媒體教學技術、存儲數據技術的發展而產生的一種新型檔案信息社會形態，它把各種文化載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機控制系統需要進行財務管理，形成自己一個健康有序結構的檔案信息庫，及時研究提供有效利用，實現人力資源共享，為檔案工作提供更好的服務。

　　一、檔案數字化加工基礎設施

　　1.合理布局場地。應配備專用的加工場地，并進行合理布局、形成文件存儲、數字化預處理、文件描述、文件掃描、圖像處理、質量檢查等工作區。

　　2.實體防護保障。加工場地的選擇及溫濕度等環境要利于檔案實體的保護。并且進行場地內需配備覆蓋防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等安全風險管理的設施網絡設備。

　　3.合理配置設備。為了保證紙質檔案數字化設備的安全性和先進性，滿足數字化工作的需要，必須對紙質檔案數字化設備進行規劃、裝備和管理。

　　二、檔案數字化加工工作方案

　　1.充分調研。應在充分調研的基礎上，制定一個科學技術合理的工作管理方案,確保紙質檔案數字化教學工作可以達到預期目標。

　　2.方案內容。紙質檔案數字化工作計劃應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術手段和主要技術指標、驗收依據、人員安排、職責分工、進度安排等內容。安全管理措施等。

　　3.方案論證。宜對紙質檔案數字化教學工作設計方案可以進行研究專家論證，確保其科學，規范、合理。

　　4.嚴格執行紙質檔案數字化工作方案，經審批后，要嚴格執行。

　　三、檔案數字化加工管理制度

　　1.制定相關制度。應制定科學化,規范化的管理會計制度,并在社會工作發展過程中進行嚴格執行,以有效保障檔案信息安全和紙質檔案數字化成果質量。

　　2.制度內容。紙質檔案數字化管理系統應包括崗位管理系統、人員管理系統、現場管理系統、設備管理系統、數據管理和檔案實體管理系統。