在當今的信息化時代，信息技術在高速發展和應用，使信息產業成為國民經濟中最具活力的支柱性產業之一。由于數字化信息資源大量產出，所以也加快了檔案信息化建設，同時也給檔案工作帶來了新契機，即檔案信息化建設。

　　為確保數字化檔案的質量，檔案數字化工作必須遵循“使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享”。將紙質檔案轉為電子檔案已經是當今時代的必然趨勢了，紙質檔案轉化電子檔案同時保存（即雙軌制），也逐漸變為單位只保存電子檔案，紙質檔案統一移交檔案館（即單軌制）。

　　電子檔案建設需配置的硬件和軟件

　　1、硬件配置：

　?、匐娔XN臺，檔案室工作人員操作用（普通配置則可）；

　?、谏矸葑C識別器（掃描身份證查信息）；

　?、鄯掌?臺（也可以用高配置電腦代替）；

　?、艽蛴C（查詢信息打?。?。

　　2、檔案管理（檢索）軟件系統：

　　主要功能：檔案登記、檔案入庫、業務補交、撤銷歸檔、檔案檢索、檔案遷移、檔案借閱等。

　　軟件系統平臺的主要優勢：

　　1、便利性：掃描身份證或輸入檔案號，即可查詢當事人的電子檔案信息，可在線瀏覽、打印或導出；

　　2、節省占地資源：檔案，不需要庫房了，不存在保管檔案的各種要求了。電子化的操作減少了人力物力，杜絕了因曬錯檔案造成的資源浪費，同時檔案壽命也有所延長，最大化地通過電子版保存檔案，供后期工作人員追溯查閱。

　　3、標準化：實現了檔案的唯一性，系統生成圖號，避免了重復和錯誤?？梢员ＷC曬出來的檔案是最新版次。

　　4、簽名的真實性：系統化操作，所有人員的操作流程一體化，對于賬號和密碼實行一對一責任制，出現問題可追溯到本源。此外，電子化的操作能避免人為因素的變動，嚴格控制檔案的真實性和完整性。

　　5、快捷高效率：工作人員調用檔案進行操作不再受地域、時間約束，只需電子化一條龍程序，包括在清點檔案時，電子化操作代替了繁瑣的人為流程，以往二、三天的工作時間只需要幾小時就可以完成，節約了人力資本與時間。

　　6、員工替換交接安全快速。由于行業的特殊性，導致從事該工作的人員流動性普遍頻繁。在頻繁的人員交替中，單軌制電子化的流程大大縮減了人員流動所帶來的一系列問題。確保檔案的真實、完整，后續交接人員工作的完整性以及全面性。

　　7、電子檔案入庫（紙質檔案數字化）

　　紙質檔案轉化成可在線查詢閱覽的電子檔案，需要一個制作過程。簡單來說就是：檔案整理（歸檔、修復、排序、打碼等）、檔案掃描、圖像處理、信息著錄和入庫質檢等。