檔案數字化加工服務是近幾年才興起的一項服務形式，也可以稱為檔案掃描服務或檔案影像化加工服務等。其保存方式主要是以傳統紙張為載體，占據的空間很大，環境要求比較特殊，查詢起來也是非常不方便的，如果時間長久，就會面臨腐蝕、老化等一系列的問題。

　　相較于紙介質文件相比，采用電子化處理保存到光盤上，無論是存儲，還是管理、共享等都十分有利。文件庫房占地可以減少，降低資源浪費。另外也可以減少保管設備和工作人員，節省了這方面的開支。

　　檔案數字化加工主要是通過掃描儀將檔案、期刊、文件等資料掃描成圖像文件，經過處理后轉換成電子文檔，然后建立目錄和索引，最后制作成電子文件。

　　涉及到的操作有：

　　◆文檔掃描

　　批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。

　　◆圖像處理

　　對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。

　　◆提取有效信息

　　對圖像中有用的信息進行提?。ɡ肙CR技術），有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值（如一份保險單中，受益人的姓名，身份證號都是關鍵字），這些關鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。

　　◆管理和利用

　　通常檔案掃描的最后一個環節是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統”、“知識管理系統”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。