1、檔案整理：掃描前對檔案進行核實、案卷拆分，掃描后將檔案重新裝訂，恢復其原貌的整理工作。

　　2、著錄建庫：利用檔案目錄數據庫建庫軟件經過數據準備工作后的符合標準的檔案目錄輸入計算機；（一般通過政務網錄入該單位檔案管理賬戶）

　　3、檔案掃描：根據檔案原件的不同特點，使用相應的掃描儀和掃描方式對檔案逬行掃描。

　　4、圖像處理：檢查所掃描的圖像是否清晰、完整，有無缺漏頁，影像方向是否正確等，并視需要對所掃描的圖像進行糾偏、去污等技術處理。

　　5、圖像存儲：存儲時按全宗、目錄、案卷分級建立文件夾存儲，其中的一份文件也需要單獨創建文件夾。并根據不同的掃描格式選擇適當數據存儲格式。

　　6、數據質檢：對建成的目錄數據庫、圖像的質量分別進行質量檢查和技術把關。

　　7、數據掛接：建立目錄數據庫和檔案圖像信息之間的一一對應關系。

　　8、數據驗收：對掃描的`圖像與相應數據信息掛接的準確性進行抽樣檢查并對合格數據提交甲方驗收。

　　9、數據備份：將掛接后的目錄數據庫和掃描的圖像信息及時地刻錄光盤或依據甲方要求的介質和份數進行備份。

　　工程檔案整理的步驟

　　主要步驟為：系統排列和編目、局部調整、全過程整理。

　　在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工。

　　對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整，對必須接收和征集的零散檔案，進行包括整理工作全部內容的系統化和編目。